İş gününüzü Kolaylaştıracak 13 Küçük İpucu

0
İş gününüzü kolaylaştırın, hayatınızı kolaylaştırın

Kaynak. www.now.de

Hayatınızı kolaylaştırmak için, işgünlerinizi biraz daha kolay hale getirmek en iyi başlangıçtır. Rutin, sıkıcı işleri ve formaliteleri uygulayacağınız birkaç kuralla hayatınızdan çıkarabilirsiniz.

Herkesin tüm bu 13 kuralı birden uygulaması mümkün olmayabilir, fakat gününüzü ve programınızı planlayabiliyorsanız, bu 13 ipucundan birkaçını bile uygulamanız, işlerinizi büyük oranda kolaylaştırabilir.

Eğer günüzün kontrolü sizde değilse, veya “bunları benim yapabilmem çok zor” diye düşünüyorsanız, neden böyle düşündüğünüzü bir kez daha sorgulayın. Yapamamanız için bir neden yok, hemen bugün veya yarın uygulayamasanız da, uzun vadede yapabilirsiniz. Yapılmasının çok zor olduğunu düşündüğümüz birçok şeyi, aslında uzun vadede gerçekleştirebiliyoruz, bunu unutmayın.

Aşağıdaki ipuçlarından hepsini uygulamanıza gerek yok, bir tanesini seçin ve hayatınızı ne kadar değiştirdiğini test edin, bir başka gün başka bir tanesini deneyin, ve hangisinin sizin için gerçekten daha etkili olduğunu bulun.

1- Güne erken başlayın

İşe herkesten önce gitmek, işinizi umduğunuzdan çok kolaylaştırabilir. Ofis tamamen sessiz, telefonlar çalmaya başlamamışken , gününüz toplantılarla bölünmüyorken huzur içinde ve çok daha verimli çalışırsınız. Böylece, herkes ofise gelmeye başladığında, önemli işlerinizden birkaçını bitirmiş olabilirsiniz.

2- Çalışma saatlerinizi sınırlayın

Bu biraz ironik gelebilir, çünkü birçok insan uzun saatler çalışarak daha fazla iş yaptığını ve daha üretken olduğunu düşünür. Bunun yerine günde kaç saat çalışacağınızı planlayın, kendinize bir limit koyun (örneğin günde 7-8 saat) ve işlerinizi bu limitler içinde bitirmeye çalışın. Eğer bugün sadece 7 saat çalışacağınızı bilirseniz, daha önemli işlere öncelik verir ve onları bitirirsiniz, zamanınızı da daha az boşa harcarsınız. Limitler sizi daha verimli çalışmaya zorlar.

3- Kısa bir liste yapın

Önce yapmanız gerekenlerin tümünü yazacağınız uzun bir liste yapın. Daha sonra da mutlaka yapılması gereken ya da yapılmasını istediğiniz 1-3 işle kısa bir liste yapın. Bu işleri seçerken, o gün halletmekten gurur duyacağınız işler olmasına özen gösterin. Maillerinizi kontrol etmeden veya internette birşeyler okumaya başlamadan,  güne en önem verdiğiniz işi yaparak başlayın.

4- Dikkatinizi dağıtan herşeyi biraraya toparlayın.

Dikkatinizi neler dağıtıyor? E-maillerinizi okumak, favori bloğunuzu okumak, twitter, facebook veya diğer sosyal ağlar mı? Bunların tümünü yapmak için, günün sonuna doğru kendinize vakit ayırın (en ideali saat öğleden sonra saat 3:00 veya 4:00 gibi olacaktır). Tüm dikkatinizi dağıtan işleri birarada ve bu işlere ayırdığınız belli bir zaman diliminde yaparsanız, işlerinizi daha önce yapıp, biraz kafanızı dağıtmak için de kendinize zaman ayırmış olursunuz. Diğer bir çözüm de her saatin sonunda kendinize 10 dakika ayırmak olabilir, fakat bu 10 dakikaya sadık kalmalı, uzatmamalısınız.

5- Daha kısa e-mailler yazın

Eğer e-mail yazmak zamanınızın önemli bir kısmını alıyorsa, kendinize her e-mailde 3-4 cümle yazma sınırı koymak işlerinizi bayağı hafifletecektir. Öncelikle,böyle yaparak mail yazmak için veya cevaplamak için harcadığınız zaman oldukça kısalacaktır, ayrıca, daha kısa yanıtlar alacağınız için, maillerinizi okumaya harcadığınız vakit de azalacaktır.

6- Toplantıları sınırlayın

Ne kadar az, o kadar iyi! Bazı üst düzey Google yöneticileri, sadece 5 dakika süren toplantılar yapıyorlar, bunun için de tüm katılımcıların çok iyi hazırlanmış ve net olmaları gerekiyor. Eğer toplantılardan çıkıp, sadece notlarını alma imkanınız varsa veya başka bir iletişim yolu bulabiliyorsanız,deneyin, bu size bir haftada umduğunuzdan fazla zaman kazandıracaktır.

7- Otomatikleştirin

Rutin ve günlük tekrar tekrar yapmanız gereken işiniz ne kadar az olursa, daha önemli ve yaratıcı işler yapmak için de o kadar çok vaktiniz olur. Örneğin insanların bazı şeyleri elektronik ortamda doldurmasını sağlayabilir, sizi aramak veya e-mail göndermek yerine websitenizden bilgi almalarını sağlayabilirsiniz. Biraz düşünerek, rutin işlerinizin bazılarından kurtulmanın yolunu bulabilirsiniz.

8- Kağıt kullanımını azaltın.

Dijital olarak yapabildiğiniz herşeyi kağıtsız, dijital olarak yapmaya çalışın. Kağıtlar, basılması, doldurulması ve fotokopilerinin çekilmesi nedeniyle çok fazla vakit alırlar. Bu biraz daha uzun vadeli fakat size çok vakit kazandıracak bir hamle olacaktır.

9- Masanızı toplayın

Masanızı toplamak birkaç dakikanızı alır. Masanızın üzerindeki herşeyi kaldırın, sadece temel ve önemli olan birkaç eşya bırakın. Diğer herşey dosyalanmış, verilmesi gereken kişiye ulaştırılmış, ilgili çekmeceye kaldırılmış veya çöpe atılmış olmalı. Hızlı kararlarla masanızı toparlayın ve işinize geri dönün.

10- Uzaklaşın

Eğer ofisten çıkma imkanınız varsa, önemli işlerinize konsantre olabileceğiniz sessiz, huzurlu bir yer bulabilirsiniz. Çalışabileceğiniz bir nokta bulun, internet bağlantınızı kesin, işinize konsantre olun. İşinizi bitirdikten sonra ise, tekrar internete bağlanıp, e-maille dosyayı gönderebilir veya yükleyebilirsiniz. Böyle durumlarda evden çalışmak ta iyi bir seçenektir. Ne kadar yapabilirseniz o kadar iyi(haftada bir, günde bir saat, veya yarım gün).

11- Nefes almak için ara verin.

Her 15-20 dakikada bir masanızdan kalkın, ve bir ara verin. Bunu sadece ofiste bir dolaşarak yapabilirsiniz, veya bir çalışma arkadaşınızın masasına gidip ona biir marhaba diyebilir hatta imkanınız varsa dışarı çıkarak biraz temiz hava alabilirsiniz. Etrafta yürüyün, bu kan dolaşımınıza iyi gelecektir. Eğer gergin hissediyorsanız, boynunuza ve omuzlarınıza kısa bir masaj uygulayın. Bu aralarda birkaç egzersiz hareketi bile yapabilirsiniz. İşe geri döndüğünüzde kendinize ne üzerinde çalışmak istediğinizi hatırlatın ve dikkatinizi dağıtabilecek herşeyden uzak durmaya çalışın.

12- Bir konsantrasyon yöntemi üzerinde çalışın.

Her saatte bir, veya 2 saatte bir, tekrar konsantre olmak için bir yöntem bulun. Bu sadece 1-2 dakikanızı alacaktır. Buna bitirdiğiniz işlerin pencereleriniz, veya diğer yapmakta olduğunuz işlemleri kapatarak başlayın, kan dolaşımınız için ne kadar iyi olduğunu düşünerek, masarızdan kalkıp 1-2 dakika ofiste yürüyebilir ve kafanızı boşaltabilirsiniz. Daha sonra en önemli işlerinizin olduğu listeye bakın ve hangisini yapmanız gerektiğine karar verin. E-maillerinizi kontrol etmeden veya online herhangi bir şeye bakmadan önce, bu işe başlayın ve mümkün olduğunca uzun bu iş üzerinde çalışın. Bu konsantrasyon yöntemini gün boyu uygulamaya çalışın, böylece tekrar bir nefes alıp kendinize gelme imkanı bulacaksınız. Biraz derin nefes alarak, tekrar şimdi ne yapmanız gerektiğine karar verip konsantre olmak umduğunuzdan iyi gelecektir.

13- Yaratıcılık için gerekli zamanı ayırın.

BU herkese uygun olmayabilecek bir öneri, fakat imkanınız olduğunda ajandanızda kendinize, önemli veya yaratıcılık gerektiren işler için 3-4 saatlik dilimler ayırın. Bu zamanınızın bölünmesine izin vermemeye çalışın, herhangi bir toplantıyı veya başka görüşmeleri bu saatlerde yapmayın. Bu saatlerde dikkatinizi dağıtan herşeyi uzaklaştırmak ve tamamen sevdiğiniz işi yapmak konusunda katı olun. Gerektiğinde yine nefes alabileceğiniz küçük aralar verin. Yaratıcılığınızın tadını çıkarın!

Share.

Leave A Reply

Content Protected Using Blog Protector By: PcDrome.